אני מסתובב שנים בתעשיות חברות ופירמות שונות…
כמעט בכל מקום מדברים איתי על אותו הדבר…
בעיות או תקלות שחוזרות על עצמן…
חוסר תקשורת בין אנשי המחלקה וגרוע מכך חוסר תקשורת בין המחלקות, אווירת כעס, לחץ, דחיפות וחוסר הבנה אחד גדול.
כאשר מנתחים את אותו הארגון ואת רוב רובם של הארגונים, חברות, מפעלים, מגלים מכנה משותף כמעט זהה אצל כולם: המכנה המשותף הוא חוסר בהגדרת תפקיד וחוסר בהירות התפקיד…
בעברי עבדתי כמנהל מוצר בחברה גדולה עם סניפים בכל העולם.
הגיע אלי המנהל השיר שלי ואמר כי מספר מחלקות נוספות מבקשות לקבל את שרותי ניהול המוצר והאם אני מסכים. כמובן שהדבר מאוד מחמיא ומראה על המקצועיות שלי… אך שאלתי אותו שאלה אחת פשוטה, כזו שלא שייכת לתפקיד.
תגיד, מחר בבוקר שאני חולה, למי אני מודיע שאני לא מגיע? ממי אני מבקש חופש? ממי אני מבקש העלאת שכר בבוא היום? בקיצור למי אני כפוף ומי המנהל שלי לאחר שנבצע את השינוי שבקשת.
ועוד יותר בקיצור – מה ההיררכיה כאן?
וזה מה שבדיוק חסר באותם הארגונים…
כל אחד יודע ע"פ הגדרת כרטיס הביקור מה תפקידו, אך האחרים לא בטוח יודעים.
לא ברורה מסגרת האחריות, מי אחראי על מה, מי מדווח למי, מהי שרשרת תהליך העברת המידע ואיך כל זה קורה.
כל עובד חייב, אבל חייב לדעת מה הוא סדר הפעולות שהוא צריך לעשות כאשר הוא מגיע בבוקר לעבוד.
כל עובד חייב לדעת למי הוא מדווח ומי מדווח לו.
כל מחלקה חייבת להכיר את האנשים במחלקה האחרת, תפקידם ואת תפקיד המחלקה כמחלקה.
מה מיקומה של כל מחלקה בשרשרת ביצוע התהליך…
למשל המכירות פונות למחסן לבקשת מלאי ו/או מוצרים חדשים, המחסן בהתאם פונה לרכב, הרכש פונה לתקציבים, זה מאשרר והרכש מזמין – רק דוגמה אחת…
כאשר כל מחלקה יודעת מה תפקידה ומה תפקיד המחלקות שמסביבה וכך גם העובדים, כולם יודעים ומבינים את התהליך, הכל יותר רגוע, שלו שקט ובאווירה נעימה.
קבעו תאריך ביומן, ותתחילו לבצע חפיפת מידע בין מנהלי המחלקות, בין עובדי המחלקות ובין כל השאר.
תראו איזה שקט תקבלו וגם כמה רעיונות חדשים פתאום יצוצו לייעול כל תהליך הניהול, ייצור ובכלל.
