Page 9 - medorledor17

‫הקלטת שיחות בעסקים‪ .‬יוגה לעסקים‬

‫מאת‪ :‬ניר מקובסקי ‪ -‬מאמן לעסקים ‪052-2549504‬‬ ‫מאת‪ :‬איציק מרקל ‪ -‬פרייבט אופיס ‪050-3111999‬‬

‫מכירים את הביטויים‪ :‬יום מוטרף‪ ,‬חודש עמוס‪ ,‬תקופה לחוצה‪.‬‬ ‫ניתן להקליט שיחות טלפון ופגישות בלי לעבור על החוק‬
‫יש הרבה פעילות ויש האומרים ברכה‪ .‬לעומת זאת יש מצבים‬ ‫ולהשתמש בהקלטת השיחות לשיפור הפעילות העסקית‬
‫שדברים לא זזים‪ ,‬אולי תקועים ומה שלא מנסים לא הולך‪.‬‬
‫בדרכים רבות‪.‬‬
‫מבאס‪ ,‬דיכי ‪ .‬אז מה משותף?‬ ‫התועלת בהקלטת השיחות נחלקת לשני מרכיבים עיקריים‪:‬‬
‫‪ . 1‬הגנה על העסק – מניעת "אי הבנות"‪ ,‬תיעוד סיכומים‬
‫ובכן כמי שמתאמן חמש פעמים בשבוע‪ ,‬כשגרה‪ ,‬אוכל בריא‪,‬‬ ‫והסכמים שהושגו בשיחת טלפון או בפגישה‪ ,‬תיעוד הוראות‬
‫עושה אירובי‪ ,‬שחייה ריצה‪ ,‬מה שנקרא חי בריא‪ .‬בחודשים‬ ‫לביצוע שניתנו על ידי הלקוח וגיבוי לעסקאות "במסמך חסר"‬
‫האחרונים לא השקעתי במתיחות לאחר אימון‪ .‬כידוע תמיד‬ ‫– דהיינו שסוכמו בשיחת טלפון אך ללא חתימת הלקוח על‬
‫אומרים כדאי לעשות חימום לפני אימון ‪ ,‬שחרור‪ ,‬תרגילי‬ ‫מסמך כלשהו כגון הזמנה‪ ,‬ספח כרטיס אשראי או אמצעי‬
‫גמישות ושחרור אחרי‪ .‬ובעניין הגמישות הזנחתי בחודשים‬
‫תשלום אחר‪.‬‬
‫האחרונים‪.‬‬

‫השגרה ממשיכה‪ ,‬עד שביום בהיר‪ ,‬שגרתי‪ ,‬בעודי מתארגן לעוד‬ ‫‪ . 2‬שיפור תהליכי המכירה והשירות הניתנים בטלפון‬
‫יום פורה‪ ,‬החלקתי על כפכף‪ .‬נפילה על הגב‪ .‬מכה חזקה‪ .‬חמור‬ ‫‪ -‬ביצוע הדרכות ואימון אישי לאנשי מכירה ושרות על ידי‬
‫מכך ‪ -‬בשגרת האימונים השרירים בגב התחתון התקצרו‬ ‫האזנה לשיחות טלפון שבוצעו‪ ,‬הפקת דוחות סטטיסטיים‬
‫והנפילה גרמה להתכווצות איומה‪ .‬ספאזם של שריר שבא להגן‬ ‫מתוך נתוני השיחות‪ ,‬תיעוד סקרים ומשוב לקוחות במוקדים‬
‫המבצעים סקרי דעת קהל טלפוניים‪ ,‬שרותי בקרת שווקים‬
‫ולהזכיר שבשגרה שכחתי לטפח את גמישותו‪.‬‬
‫וסקרי שביעות רצון‪.‬‬
‫ונחזור להתחלה‪ .‬המשותף לשגרות העומס והתקיעות‬ ‫כאשר מתעדים שיחות טלפון כאמצעי הגנה משפטי‪ ,‬יש לנהל‬
‫שבשניהם אנחנו עשויים למצוא עצמנו משקיעים אנרגיה רבה‪,‬‬ ‫תיעוד מסודר של השיחות המוקלטות הכולל לכל הפחות‬
‫כוח‪ ,‬שרירים ומחשבה‪ .‬בשגרה זו אנחנו שוכחים להרפות‪,‬‬
‫תאריך‪ ,‬שעת הקלטה ומבצע השיחה‪.‬‬
‫לנשום‪ ,‬להגמיש את המחשבה והגוף‪.‬‬ ‫כיום ניתן למצוא פתרונות איכותיים ומקצועיים להקלטת‬
‫אז אני לא אומר שאתם חייבים יוגה פיזית‪ .‬אף על פי‬ ‫שיחות הטלפון הן למשרדים קטנים ולמגזר הפרטי והן‬
‫שהגמישות הפיזית מביאה גם גמישות מחשבתית‪ .‬תדאגו‬ ‫לארגונים הכוללים מוקד מכירות ושרות טלפוני הנדרשים‬
‫לפתח את החשיבה לכיוונים‪ :‬תדאגו לתחביב‪ ,‬לדבר שאוהבים‬
‫לעשות‪ ,‬תשקיעו זמן ביום להעשרה‪ ,‬למידה ‪ ,‬תשקיעו זמן‬ ‫להקלטה גורפת של כל השיחות המבוצעות‪.‬‬
‫בחיפוש ברשת תחת המילים "הקלטת שיחות" ניתן למצוא‬
‫בחודש ללמוד דברים שלאו דווקא קשורים לעסק‪.‬‬ ‫מוצרים רבים ומגוון פתרונות‪ .‬חלק מהמערכות הנמכרות‬
‫עצרו‪ ,‬שתפו אחרים‪ .‬דאגו לפנק את עצמכם‪.‬‬ ‫בשוק כוללות את התכונות והמאפיינים הנדרשים ממערכת‬
‫הקלטת שיחות מקצועית‪ ,‬כגון‪ :‬הקלטת שיחות טלפון באופן‬
‫הכניסו לתכנון ולרוטינת העבודה‪ ,‬זמן ליוגה למחשבה‪ .‬עופרי‬ ‫אוטומטי‪ ,‬ניהול ארכיון ממוחשב של השיחות המוקלטות‪,‬‬
‫(אצבעונית) שגיא‪ ,‬הציעה לי‪ :‬בבוקר‪ ,‬שנייה לפני ההתארגנות‪,‬‬ ‫גיבוי אוטומטי של כל השיחות לשרת של הארגון‪ ,‬מוד עבודה‬
‫להתמתח להכניס אוויר לריאות‪ .‬אני מקבל זאת גם‪ ,‬שנייה‬
‫לפני שאתם מתחילים בריצת היום‪ ,‬עם הקפה והסיגריה‪,‬‬ ‫מוסתר‪ ,‬מערכת איתור וחיפוש שיחות והפקת דוחות‪.‬‬
‫יש להקפיד על תאימות המערכת הנבחרת הן מבחינת התקנים‬
‫שנייה אחרי‪ .‬תקראו מה צפוי היום‪.‬‬ ‫הנדרשים והן מבחינת איכות ההקלטה‪ ,‬אמינות המערכת‬
‫דאגו באמצע היום לשים שיר טוב שאוהבים‪ .‬שתי דקות נוספות‬ ‫ואפשרות היישום של מוצר במערכת טלפוניה קיימת בקלות‬
‫לא יעשו הבדל להספק‪ ,‬לתיקון ‪ .‬אי השקעת שתי דקות האלו‬
‫באמצע היום יכולה להיות ההבדל בין פציעה משתקת בגלל‬ ‫ובעלויות סבירות‪.‬‬

‫החלקה מטופשת או יכולת לקפץ חזרה ולדהור קדימה‪.‬‬
‫תודות גם לאלון גרייצר ולעמיר שפר שטיפלו יחד עם עופרי‬

‫בפציעה‪ .‬אני פועל שלא תקרה שוב‪.‬‬

‫‪9‬‬