בעברי, כאשר עבדתי כשכיר, שמשתי כמנהל מוצר בשתי חברות, אחת חברה בין לאומית בת עשרות אלפי עובדים והשנייה חברה ישראלית המעסיקה מאות עובדים. עוד שמשתי כמנכ"ל בחברה בין לאומית נוספת אשר גם היא מעסיקה עשרות אלפי עובדים מסביב לגלובוס.
במסגרת התפקידים שאותם מילאתי, זכיתי לטוס הרבה לחו"ל לקורסים, השתלמויות ופגישות עבודה וכן זכיתי לארח מנהלים אשר הגיעו לבקר אותנו כאן בארץ. אחת מהביקורות העיקריות אשר היו למנהלים מחו"ל עלינו כאן בארץ היא, כי אנו הישראלים בעלי ראש גדול ופתוח אשר יודעים לחשוב וליזום מחוץ לקופסה. אכן ביקורת חיובית מכל כיוון.
עכשיו בואו נסתכל על חצי הכוס הריקה…
בעסקים וחברות רבות שבהם אני נמצא ואותם אני מלווה יש בלאגן אדיר בין בעלי המשרות והתפקידים השונים. כל אחד מתערב לשני בעבודה, כל אחד מבקר את השני על עבודתו ותמיד כל אחד יודע יותר טוב מהאחר איך לעשות את המשימות והמטלות של האחר. אך כאשר מסתכלים מנהל מנהל, כמעט כל אחד מהם לא מבצע את המשימות הקשורות אליו ואינו מקדם את היעדים לשמם הוא עובד בחברה.
כאשר אני מבקש מכל אחד מהמנהלים לרשום לי מהן הגדרות התפקיד שלו, העניין מתחיל להסתבך. כמעט כל אחד מהם אינו יודע בדיוק להגדיר את תפקידו ומהן משימות היום יום שלו…
כאן נכנס המושג – הגדרת תפקיד!!!
בכדי שכל מנהל בעסק או בחברה ידע מה עליו לעשות ביום יום. מה עליו לעשות בכדי שהחברה או העסק יצמחו ויגדלו, חייב כל אחד מהמנהלים בעסק לקבל הגדרת תפקיד מדויקת ומזוקקת. הגדרות כאלו אשר יקנו את ההכוונה והידע מה עליו לעשות בכל יום מרגע תחילת יום העבודה ועד סופו. מנהל אשר עובד ע"פ הגדרות התפקיד שלו, הוא מנהל ממוקד היודע את תפקידו ואת המוטל עליו. מנהל העובד ע"פ הגדרות התפקיד גם מצליח להיות ממוקד ולהגדיל את ביצועיו ואת איכות ביצועיו ובכך להגדיל את תפוקת החברה בכל הקשור אליו.
הגדלת תפוקה משמע הגדלת מכירות, הגדלת סל מוצרים, הגדלת סל לקוחות וכל אלו מביאים גם להגדלת רווחיות.
אז אם אתם רוצים לנהל עסק באופן שקט, מבטיח, מוכר ומרוויח, על כל בעל תפקיד בעסק לקבל הגדרת תפקיד מדוייקת אשר תקנה את היכולת לדעת מה עליו לעשות בכל רגע נתון ביום העבודה. ברגע שכל עובד או מנהל כזה ידע את המוטל עליו, לא יהיה לו זמן להתערב לאחרים בעבודתם אלא להתמקד במעשיו שלו ולהצליח בהם.
דבר נוסף ואחרון, שבו עם המנהלים שלכם אחת לשבוע, בדקו מולם מה הגדרות התפקיד והמשימות לשבוע הקרוב. בצעו Follow up למשימות מהשבוע הקודם וכן בצעו כוון ודיוק בעקבות ה – Follow up.
דרשו מהמנהלים שלכם לבצע אותו הדבר גם עם צוות העובדים שלהם…
רק בהגדרה מדויקת, Follow up כוון ודיוק ההגדרות והמשימות יביא לרמת ביצוע גבוהה ולהגדלת מכירות ורווח.
