שלום חברים, ושנה אזרחית טובה לכולכם.
כל מי שמנהל עסק יודע כי כדי להצעיד את העסק קדימה, להגדיל מכירות, להגדיל רווחים, יש צורך בתכנון מקדים. מעטים המקרים בהם אנו מצליחים יש מאין ועל המזל… לא תמיד אפשר להסתמך.
אנחנו מדברים על תוכנית עסקית, ולמי שמפחד מהמילה הזו, נקרא לזה תכנון מקדים…
אז איך בונים ומבצעים תכנון מקדים יעיל וישים…?
היית ממליץ לעבוד יחד עם תוכנית המעגל העסקי עליה כתבנו במאמר הקודם.
נשאל את עצמנו חמש שאלות בסיסיות:
- אז איך מתכננים שנה – על לתכנן, נבדוק את שביעות הרצון שלנו מתפקוד העסק בצד הפיננסי, רווח גולמי, תזרים, גביה, לקוחות, ספקים, שווק, פרסום, מכירות, סל המוצרים והשירותים שלנו ועוד. ניתן לקחת את כל הסעיפים הללו ואף יותר מתוך המעגל העסקי. נדרג כל אחד מסעיפים אילו בציון של 1-10 מהנמוך אל הגבוה.
- במה להתמקד כדי שהעסק יצמח – ע"פ ציון חוות הדעת שלנו מהסעיף הראשון, ניתן לראות מה אנו מנהלים טוב ואף יותר מזה, ומה אנו מזניחים. הנקודות הזנוחות, הן אילו בהן אנו צריכים להתמקד כדי להצמיח את העסק עוד מספר צעדים קדימה להגדלת מחזור ורווחים.
- מהו סדר העדיפות – במה מתמקדים ראשון ובמה אחרון – התשובה לזה היא פשוטה מאוד… תשאלו את עצמכם מהו צוואר הבקבוק? מהו אותו סעיף שאם נטפל בו ראשון יחול שיפור גם בסעיפים אחרים. זהו הסעיף בו אנו רוצים לטפל ראשון.
- שאלה נוספת ממנה הרבה אנשים מפחדים היא איך בונים יעד לשנה שלמה, זה רחוק מדי וגדול מידי. אז מה עושים? קודם קובעים במספרים מהו המחזור השנתי שאליו אנחנו רוצים להגיע, כנ"ל לגבי הרווח. את הסכומים השנתיים תחלקו ב – 12 חודשים, את הסכום החודשי תחלקו במספר ימי העסקים אשר יש בכל חודש. את הסכום היומי תחלקו במספר הלקוחות הנכנסים אליכם לעסק בכל יום. והנה קיבלתם את הערך הכלכלי של כל לקוח ולקוח הרוכש מכם משהו. עכשיו המספרים נראים הרבה יותר הגיוניים ולא מפחידים, נראים ברי השגה.
- מה עושים עם הפתעות בלצ"מים – בלתי צפוי מראש – בכל תוכנית חייבים להשאיר מקום פנוי לכאלו. גם אם לא השארנו מקום פנוי בלו"ז, מכניסים ומשלבים את ההפתעה בתוך העשייה היומית כחלק ממשימות היום.
- ושאלה אחרונה – איך מוודאים שכל התכנון אכן מתקיים וקורה? – כדי שהתכנון, התאוריה תהפוך למציאות עלינו לפרוט את התכנון למשימות לביצוע אותן אנו רושמים ביומן כמשימות לביצוע. מוודאים כי אכן אנו או צוות העובדים (האצלת סמכויות) מבצעים את המשימות וכי אכן התכנון מתבצע בפועל.
- טיפים קטנים ואחרונים – ראשית, השתמשו בלוח גאנט וכדי לוודא כי אכן התכנון הופך למציאות, קיימו ישיבה חודשית עם עצמכם ועם צוות העובדים. בישיבה זו סכמו את החודש האחרון ותכננו בהתאם למה עבד / לא עבד את החודש הבא וכך הלאה.
בצוע כל זה יבטיח שאתם תנהלו את העסק ולא העסק ינהל אותכם ובלצ"מים לא יהיו.
